ORIENTACIONES SOBRE PROCESOS DE GESTIÓN Documentos de apoyo. Cuadro de mando

UNA HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS: EL CUADRO DE MANDO

Se concibe como un instrumento en el que se sintetiza la información significativa sobre cada uno de los procesos y su convergencia en el logro global de la misión. Se apoya en indicadores de actividad y de resultados (como ya hemos dicho, hechos constatables y tangibles) pero su contenido se estructura con información sobre las tendencias y riesgos de los procesos. Se basa en la interrogación sobre tres referencias:

· Potenciación: Lo que hacemos en relación a lo que podríamos hacer

· Expectativa: Lo que hacemos y lo que se espera que hagamos

· Implicación: Lo que hacemos y lo que queremos hacer.

Su utilidad se encuentra en facilitar el seguimiento del conjunto de los procesos, de forma que pueda efectuarse el control necesario para:

ü Prevenir interferencias, como avisos de peligro

ü Corregir desviaciones, es decir, acciones que es necesario replantear

ü Afianzar los logros, es decir, aquellos aspectos que es necesario continuar y reforzar

ü Descubrir y optimizar nuevos hechos y ocurrencias que, sin estar planificadas o buscadas, pueden añadir valor al proceso global.

Presentamos a continuación un ejemplo de cuadro de mando, aunque haciendo dos salvedades: Una es que los cuadros de mando (y cualquier otra herramienta de indicadores) sólo sirven para aquella organización para la que se han construido. Es decir, cada uno debe elaborarse su propia herramienta con sus procedimientos necesarios, pues es función de las características de la organización. Ya hemos indicado en el primer apartado cuales son los referentes esenciales. La otra salvedad es que solo presentamos un esquema que pueda sugerir cómo elaborarse un cuadro de indicadores, pero este debería ser más completo de lo que presentamos a continuación.

Indicadores/ Proceso	Documentación	Equipo	Participación	Estructura	Mejoras	Revisiones
Planificación Organización Dirección Gestión Pers. Comunicación Gestión recur. Gestión entor	*¿Existe un documento escrito? *¿Es claro y comprensible? *¿Refleja la relación con la estrategia? *¿Es consultado por las personas implicadas? * Recoge todos los procesos críticos identificados	*¿Existe un equipo de planificación? *Frecuencia y tiempo de reunión * Producción	*¿Lo conoce el resto de la organización? ¿Existen los canales necesarios? *¿Participan los distintos agentes? ¿De qué forma?	*Tiempo destinado a reuniones *Condiciones espaciales adecuadas para reunirse *Canales internos para obtener información *Estructura interna “proveedor-cliente” *Déficits existentes	*Existe un sistema eficaz de recogida *Se utilizan los canales *Se recogen y se contestan las sugerencias y quejas *Qué porcentaje de aplicación se produce	*Está establecido el calendario de revisiones *Se cumple *Se incorporan los resultados al documento inicial *Se utilizan los resultados en las diferentes programaciones operativas